如何開報價單？（2026 最新）
報價單是商業交易的重要文件，正確的報價單可以保護雙方權益，避免後續爭議。本指南協助你了解報價單的必備項目與開立步驟。
報價單必備項目
基本資訊
- • 報價單編號（唯一識別碼）
- • 報價日期
- • 有效期限
- • 公司名稱與聯絡資訊
客戶資訊
- • 客戶名稱/公司名稱
- • 客戶地址
- • 聯絡人資訊
商品/服務明細
- • 項目名稱
- • 數量、單位
- • 單價、小計
- • 總金額
其他資訊
- • 付款條件
- • 交貨/服務期限
- • 備註說明
- • 營業稅（如適用）
開立報價單的步驟
確認客戶需求
在開立報價單之前，必須先確認客戶的具體需求：
- 專案範圍與內容
- 交付時間與里程碑
- 品質標準與驗收條件
- 特殊要求或限制
💡 提醒：需求確認不清楚，後續容易產生爭議。建議用 Email 或文件記錄下來，雙方確認後再開立報價單。
計算報價金額
填寫報價單資訊
使用報價單產生器或自行製作，填寫以下資訊：
公司資訊
- • 公司名稱
- • 公司地址
- • 聯絡電話
客戶資訊
- • 客戶名稱/公司
- • 客戶地址
- • 聯絡人
💡 工具推薦：使用報價單產生器，自動生成報價單編號、計算總金額與營業稅，並支援 PDF 下載。
詳細列出商品/服務明細
清楚列出每個項目，避免後續爭議：
- 項目名稱要具體明確
- 數量與單位要清楚標示
- 單價要合理且透明
- 小計要正確計算
⚠️ 注意：項目名稱寫得太模糊（如「設計服務」），容易在後續產生爭議。建議寫得具體（如「網站首頁設計，包含 3 個版本修改」）。
設定付款條件與期限
清楚標示付款方式與期限：
- 付款方式（現金、轉帳、支票等）
- 付款期限（如：簽約後 7 天內）
- 分期付款條件（如：簽約付 30%，完成付 70%）
- 遲延付款的處理方式
💡 建議：對於金額較大的專案，建議採用分期付款，降低風險。例如：簽約付 30%，完成 50% 進度付 40%，驗收完成付 30%。
標示有效期限
報價單必須標示有效期限，避免客戶在過期後要求以舊價格交易：
- 一般建議設定 7-30 天
- 價格波動大的專案可以設定較短期限
- 過期後需要重新報價
檢查與送出
送出前務必檢查：
- 所有必填欄位都已填寫
- 金額計算正確
- 聯絡資訊正確
- 格式專業整潔
✅ 完成：檢查無誤後，可以 Email、Line 或其他方式送給客戶。建議保留報價單副本，方便後續追蹤。
⚠️ 報價單注意事項
- 明確標示有效期限：避免客戶在過期後要求以舊價格交易
- 詳細列出商品/服務內容：避免後續對服務範圍產生爭議
- 清楚標示付款條件：包含付款方式、付款期限、分期付款條件等
- 保留報價單副本：方便後續追蹤與對帳
- 報價單不等於訂單：客戶確認後才正式成立交易關係
- 營業稅處理：如果公司有統一編號，需要加上 5% 營業稅
報價單 vs 訂單 vs 發票
報價單（Quotation）
在交易前提供給客戶，說明商品/服務內容與價格的參考文件。
- 不具有法律約束力
- 客戶可以接受或拒絕
- 通常有有效期限
訂單（Purchase Order）
客戶確認報價後，正式下訂的交易文件。
- 具有法律約束力
- 雙方確認後正式成立交易
- 需要按照訂單內容執行
發票（Invoice）
完成服務或交付商品後，開立給客戶的請款文件。
- 用於請款與報稅
- 需要符合稅法規定
- 開立後需要申報營業稅
常見問題 (Q&A)
Q: 報價單需要蓋章嗎？
A: 報價單通常不需要蓋章，但如果金額較大或客戶要求，可以蓋公司章或負責人章。訂單和合約才需要蓋章。
Q: 報價單可以修改嗎？
A: 在有效期限內，如果客戶需求有變更，可以修改報價單並重新送出。建議註明「此報價單取代先前報價單」。
Q: 報價單的有效期限應該設多久？
A: 一般建議 7-30 天。如果價格波動大或專案時程緊迫，可以設定較短期限（如 7 天）。如果專案複雜需要較長時間評估，可以設定較長期限（如 30 天）。
Q: 報價單需要加營業稅嗎？
A: 如果公司有統一編號且需要開立發票，報價單上應該標示「含稅」或「未稅」，並在總金額中加上 5% 營業稅。如果不需要開立發票（如個人接案），則不需要加營業稅。
Q: 客戶要求降價怎麼辦？
A: 可以考慮以下方式：1) 說明報價的合理性 2) 調整專案範圍（減少功能或服務）3) 提供分期付款優惠 4) 如果客戶預算真的有限，可以適度調整，但不要低於成本價。