計畫核銷教學
完整的政府補助計畫核銷流程教學，適用於各類補助計畫的核銷方式與注意事項
核銷流程
完整的核銷步驟說明，從準備文件到完成撥款
準備核銷文件
收集計畫執行期間的所有支出單據，包含發票、收據、合約書、付款證明等。所有單據需符合計畫書預算項目，且需為計畫執行期間的實際支出。
- •統一發票或收據（需有統一編號）
- •合約書或採購單
- •付款證明（匯款單、支票存根等）
- •驗收證明（如適用）
- •計畫執行進度報告
- •單據日期需在計畫執行期間內
- •發票抬頭需為申請公司
- •統一編號需正確無誤
- •金額需與實際支出相符
- •所有單據需妥善保管，建議製作電子檔備份
分類整理支出項目
依計畫書預算科目分類整理支出，常見科目包含：人事費、材料費、設備費、差旅費、委外費、雜支等。每項支出需對應到計畫書中的預算項目。
- •預算科目對照表
- •支出明細表
- •預算執行差異分析表
- •人事費需提供薪資清冊與勞健保證明
- •設備費需提供採購合約與驗收證明
- •委外費需提供合約書與發票
- •差旅費需提供出差申請單與交通費單據
- •建議使用 Excel 或 Google Sheets 建立對照表，方便追蹤
填寫核銷申請表
填寫核銷申請表，包含：計畫基本資料、執行進度、支出明細、預算執行狀況等。需詳細填寫各項支出金額與用途說明。
- •核銷申請表
- •支出明細表
- •預算執行表
- •進度報告
- •金額需與單據總額相符
- •支出用途需與計畫內容相關
- •需說明預算執行差異原因
- •如有變更需事先申請
- •填寫時需仔細檢查，避免錯誤
提交核銷文件
將所有核銷文件整理成冊，依序排列：申請表、支出明細、單據影本等。提交前需確認文件齊全且格式正確。
- •核銷申請表（正本）
- •支出明細表（正本）
- •單據影本（依序排列）
- •計畫執行進度報告
- •其他相關文件
- •單據需依時間順序排列
- •影本需清晰可辨識
- •需製作目錄方便查閱
- •建議保留一份副本
- •確認所有文件都已簽章
審查與補件
主管機關會審查核銷文件，如有缺漏或疑問會要求補件。需在期限內補齊文件，並說明相關問題。
- •補件通知單
- •補件文件
- •說明函
- •收到補件通知需立即處理
- •補件期限通常為 7-14 天
- •如有疑問可主動聯繫承辦人員
- •補件需完整說明問題
- •保留補件記錄，以備後續查詢
核銷完成與撥款
審查通過後，主管機關會依核銷金額撥付補助款。撥款時間約為審查通過後 1-2 個月。需確認撥款金額與核銷金額相符。
- •核銷通過通知
- •撥款通知
- •銀行入帳證明
- •確認撥款金額正確
- •保留撥款證明文件
- •如有差異需立即反映
- •需依規定使用補助款
- •核銷完成後需保留所有文件至少 5 年
如何讓項目與計劃案對齊
確保核銷支出與原始計劃書預算項目完全對應的完整指南
為什麼對齊很重要？
核銷時，每一筆支出都必須對應到原始計劃書中的預算項目。如果支出項目與計劃書不符，可能導致：
- •核銷申請被退回，需要重新整理
- •部分支出無法核銷，造成公司損失
- •影響後續補助申請的審核
- •可能被要求退回已撥付的補助款
對齊步驟
取得原始計劃書預算表
首先，需要取得當初申請補助時提交的計劃書，特別是其中的「預算明細表」或「經費編列表」。這是對齊的基準文件。
預算表通常包含：
- •預算科目（如：人事費、材料費、設備費等）
- •各科目的預算金額
- •各科目的用途說明
- •補助比例與自籌比例
建立預算科目對照表
將計劃書中的預算科目整理成對照表，清楚列出每個科目的名稱、預算金額、用途說明。這是後續對齊的參考依據。
對照表示例：
| 預算科目 | 預算金額 | 用途說明 |
|---|---|---|
| 人事費 | 500,000 | 研發人員薪資 |
| 材料費 | 300,000 | 研發用材料採購 |
| 設備費 | 200,000 | 研發設備採購 |
建議：
使用 Excel 或 Google Sheets 建立對照表，方便後續更新與追蹤。可以加入「已核銷金額」欄位，隨時掌握預算執行狀況。
逐筆檢查支出單據
針對每一筆支出單據，檢查其用途是否對應到計劃書中的某個預算科目。如果無法對應，需要重新分類或說明。
正確範例：
單據：購買研發用電子零件發票 10,000 元
對應科目：材料費 - 研發用材料採購
對齊說明：✓ 符合計劃書中「材料費」的用途說明
錯誤範例：
單據：辦公室裝潢費用發票 50,000 元
問題：計劃書中沒有「裝潢費」科目
解決方式：此筆支出無法核銷，或需事先申請預算變更
建立支出對應表
將每筆支出單據對應到預算科目，建立完整的對應表。這個表格是核銷申請的核心文件。
支出對應表示例：
| 日期 | 單據號碼 | 支出項目 | 金額 | 對應預算科目 | 用途說明 |
|---|---|---|---|---|---|
| 2024/01/15 | AB12345678 | 電子零件 | 10,000 | 材料費 | 研發用材料 |
| 2024/02/20 | CD87654321 | 研發人員薪資 | 50,000 | 人事費 | 研發人員薪資 |
對應原則：
- •每筆支出必須對應到一個預算科目
- •用途說明需與計劃書中的說明一致或相關
- •如果一筆支出涉及多個科目，需按比例分配
檢查預算執行狀況
統計每個預算科目的已核銷金額，與計劃書中的預算金額對比，確認是否在預算範圍內。
預算執行檢查表：
| 預算科目 | 預算金額 | 已核銷金額 | 剩餘預算 | 執行率 | 狀態 |
|---|---|---|---|---|---|
| 人事費 | 500,000 | 450,000 | 50,000 | 90% | 正常 |
| 材料費 | 300,000 | 320,000 | -20,000 | 107% | 超支 |
| 設備費 | 200,000 | 180,000 | 20,000 | 90% | 正常 |
注意：
- •如果某科目超支，超支部分無法核銷，需自行負擔
- •如果某科目未用完，剩餘預算無法轉移到其他科目（除非事先申請）
- •建議定期檢查預算執行狀況，避免超支
處理無法對齊的支出
如果發現有支出無法對應到計劃書的預算科目，需要採取適當的處理方式。
處理方式一：申請預算變更
如果該支出確實與計畫相關，但計劃書中沒有對應科目，可以申請預算變更。
- • 填寫預算變更申請表
- • 說明變更原因與必要性
- • 等待主管機關核准後再核銷
處理方式二：調整支出分類
重新檢視支出性質，看是否可以歸類到現有的預算科目中。
- • 例如：辦公室用品可歸類為「雜支」或「其他費用」
- • 需確保用途說明合理且符合科目定義
處理方式三：自行負擔
如果支出與計畫無關或無法調整，該筆支出無法核銷，需自行負擔。
- • 例如：與計畫無關的辦公室裝潢費用
- • 此類支出不應計入核銷申請中
撰寫對齊說明文件
在核銷申請中，需要清楚說明每項支出如何對應到計劃書的預算科目，特別是對於可能產生疑問的項目。
對齊說明文件應包含：
- 1.
預算科目對照表
列出計劃書中的所有預算科目與預算金額
- 2.
支出對應明細表
每筆支出對應到哪個預算科目，並說明對應理由
- 3.
預算執行差異說明
如有預算執行差異（超支或未用完），需說明原因
- 4.
特殊情況說明
如有預算變更、科目調整等特殊情況，需詳細說明
撰寫技巧：
- •說明要具體明確，避免模糊不清
- •引用計劃書中的具體條文或說明
- •如有疑問，主動說明並提供佐證資料
常見對齊問題與解決方法
問題 1：支出項目在計劃書中找不到對應科目
解決方法：
- • 檢查是否有「其他費用」或「雜支」等彈性科目
- • 重新檢視支出性質，看是否可以歸類到相近科目
- • 如確實無法對應，需申請預算變更或自行負擔
問題 2：某個預算科目超支
解決方法：
- • 超支部分無法核銷，需自行負擔
- • 檢查是否有其他科目預算未用完，可申請預算調整
- • 需說明超支原因，避免影響後續申請
問題 3：支出用途與計劃書說明不完全一致
解決方法：
- • 在對齊說明中詳細解釋支出與計畫的關聯性
- • 強調支出如何支持計畫目標的達成
- • 提供佐證資料證明支出的必要性
問題 4：一筆支出涉及多個預算科目
解決方法：
- • 按比例或實際用途分配金額到各科目
- • 在對齊說明中清楚說明分配方式與理由
- • 確保分配合理且可追溯
對齊檢查清單
在提交核銷申請前，請確認以下項目：
重要注意事項
- •所有支出需符合計畫書預算項目，不得超出預算範圍
- •補助款需專款專用，不得挪作他用
- •單據需為計畫執行期間的實際支出，不得重複申請
- •如有預算變更需事先申請核准
- •核銷時需提供完整單據，缺漏可能影響撥款
- •補助比例依各計畫規定，需自行負擔相對應的費用
常見錯誤
- •單據日期不在計畫執行期間內
- •發票抬頭或統一編號錯誤
- •支出項目與預算科目不符
- •單據金額與申請金額不一致
- •缺少必要的證明文件
- •預算變更未事先申請
- •重複申請相同支出項目
必要文件清單
所有採購需有統一發票或收據，需有統一編號
設備採購、委外服務等需提供合約書
匯款單、支票存根等付款證明
設備或服務的驗收證明
人事費需提供薪資清冊與勞健保證明
差旅費需提供出差申請單與交通費單據
說明計畫執行進度與成果
核銷建議
• 建議在計畫執行期間就開始整理單據，避免最後才收集造成缺漏
• 所有單據需妥善保管，建議製作電子檔備份
• 如有預算變更需求，需事先向主管機關申請核准
• 核銷時需詳細說明每項支出的用途與計畫關聯性
• 如有疑問可主動聯繫承辦人員，避免錯誤造成延遲
• 建議委託專業會計師或顧問協助核銷，確保文件完整正確
• 核銷完成後需保留所有文件至少 5 年，以備後續查核